INFORMATIVA SULLA FIRMA ELETTRONICA AVANZATA AI SENSI DELL’ART. 57, COMMI 1 e 3 D.P.C.M. 22 FEBBRAIO 2013

Gentile Collega,

questo documento ha l’obiettivo di rendere note le caratteristiche del sistema attraverso cui KONE Spa eroga il servizio di Firma Elettronica Avanzata (FEA), atte a garantire il rispetto di quanto prescritto dall’art. 56 comma 1 del DPCM 22.02.2013, nonché di specificare le caratteristiche delle tecnologie utilizzate per l’erogazione del citato servizio.

Per ogni maggior dettaglio Ti invitiamo a prendere visione del Manuale Operativo FEA, reperibile www.kone.it.

KONE Spa ha infatti scelto di proporre, in via facoltativa, ai propri Dipendenti , l'utilizzo di una tecnologia digitale innovativa per velocizzare e migliorare l'efficienza della sottoscrizione dei documenti che richiedono una o più firme autografe, rendendo l’operazione più sicura ed eliminando nel corso del tempo l’uso della carta.

Tale sottoscrizione avviene mediante l’utilizzo di un sistema di Firma Elettronica Avanzata (di seguito FEA) in modalità in presenza, che consiste in un processo nel quale il firmatario viene identificato dall’operatore e autorizza l’apposizione della firma mediante un meccanismo di sicurezza e che permette di sottoscrivere validamente documenti che, sul piano giuridico e probatorio, hanno la stessa efficacia delle scritture private (art. 21.2 CAD e art. 2702 Cod. Civ.). Conclusa l’operazione di sottoscrizione, viene avviato il processo di conservazione del documento informatico sottoscritto, conformemente anche in questo caso alla normativa vigente.

Per consentire questa operatività, in accordo con la normativa vigente, KONE Spa ha predisposto un processo che risponde al Decreto Legislativo del 7 marzo 2005, n. 82 e s.m.i.-Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), alle Regole Tecniche emanate il 22 febbraio 2013 con Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, al Regolamento UE 910/2014 del 23 luglio 2014 del Parlamento Europeo e del Consiglio (Regolamento eIDAS).

Questa soluzione si limita a raccogliere la sottoscrizione digitale per i documenti DPI consegnati ai dipendenti KONE Spa.

L’informativa dettagliata del servizio e del trattamento dei dati personali è reperibile sul sito di KONE SPA .

I dati trattati si limitano ai dati già raccolti per l’assunzione (dati anagrafici) e a dati di contatto relativi a dotazione consegnata la dipendente (indirizzo e-mail KONE e numero Smartphone aziendale). I dati trattati si limitano ai dati già raccolti per l’assunzione (dati anagrafici) e a dati di contatto relativi a dotazione consegnata la dipendente (indirizzo e-mail KONE e numero Smartphone aziendale). Nel caso i dati non siano stati precedentemente raccolti saranno inseriti direttamente dall’interessato.

L’accettazione del servizio FEA viene richiesta ad ogni documento sottoposto alla firma e sarà archiviato secondo i termini di legge.

L’identificazione viene eseguita in presenza verificando che il documento di identificazione corrisponda al documento presente in archivio e acquisito all’atto dell’assunzione o nelle successive richieste di archiviazione per scadenza del documento.

Sarà cura del dipendete segnala cambi di documento per situazioni differenzi alla naturale scadenza (furto, smarrimento, distruzione).